We doen waar we goed in zijn

En af en toe vertellen we daar graag iets over

Geautomatiseerde voorraadbeheer met Twinfield

15 Jul 2021

Frijters Rijsbergen BV is het bedrijf achter onder andere de website vogelverschrikker.nl. Het bedrijf beheerd meerdere webshops en verkoopt een ruim assortiment aan buitenartikelen – denk aan vogelverschrikkers in allerlei soorten en maten, houtklovers, muizenvallen of gewoon handgereedschap - aan zowel bedrijven als particulieren. Het bedrijf verkoopt zijn producten door heel Europa.

Het bedrijf - met een eigen magazijn in Rijsbergen - verkoopt producten via verschillende kanalen. Veel zakelijke bestellingen komen via de mail binnen, consumenten kopen via een van de websites óf bijvoorbeeld via Bol.com en ook telefonisch worden er nog regelmatig bestellingen doorgegeven. Om al deze administratieve handelingen in goede banen te leiden wordt er voor de boekhouding gebruik gemaakt van Twinfield. Online bestellingen worden automatisch in Twinfield meegenomen en de bestellingen via de mail of telefoon worden handmatig in Twinfield geplaatst.

Een groot nadeel waar Frijters tegenaan liep is dat het beheren van de voorraad vrijwel onmogelijk was. Er werd gewerkt met losse Excel bestanden waar alle medewerkers de voorraad mutaties moesten aangeven. Doordat er verschillende kopieën van de voorraad bestanden waren was er nooit een duidelijk en compleet overzicht van de actuele voorraad.

Met dit vraagstuk is Flexiwebs aan de slag gegaan om een applicatie te ontwikkelen waarmee de voorraad centraal beheerd kan worden. Er is nu een centraal voorraad systeem wat automatisch bijgewerkt wordt op basis van de bestellingen in de webshops en de facturen die worden aangemaakt in Twinfield. Door de API koppelingen met Twinfield, WooCommerce gebeurd alles real-time en zijn er geen handmatige acties meer nodig. Ook de koppeling met Bol.com wordt nu gerealsieerd. Of het nu gaat om normale facturen of credit boekingen, alles wordt automatisch in het voorraad overzicht verwerkt.

Daarnaast krijgen de medewerkers een melding wanneer een product onder de minimale voorraad komt, zodat er tijdig nieuwe producten bestellen kunnen worden.

Data Visualisatie
Doordat het voorraad systeem weet welke producten er op welk moment verkocht zijn, is er ook voor gekozen om deze data visueel te maken door middel van een dashboard met verschillende grafieken. Waar er eerst een gebrek aan actuele verkoopinformatie was is er nu een centrale plek waar data over de verkopen per product of per product categorie visueel gemaakt worden. Zo is in een oogopslag duidelijk in welke periodes bepaalde producten in trek zijn of juist niet goed verkopen. 

Door de beschikbare data visueel te maken en door een accuraat en actueel voorraad overzicht te hebben kan Frijters zich weer volledig richten op hetgeen waar ze goed in zijn: het verkopen en ontwikkelen van outdoor equipment.

Gerelateerde artikelen